DOCUMENTACIÓN UTILIDADES   UTILIDADES 25/06/2025 Versión 0.1  Queda prohibido cualquier tipo de explotación y, en particular, la reproducción, distribución, comunicación pública y/o transformación, total o parcial, por cualquier medio, de este documento sin el previo consentimiento expreso y por escrito a overskull.  ÍNDICE 1. Portada  I. Introducción II. Objetivo  III. Proceso Funcional 1. Acceso al módulo 2. Flujo del proceso  IV. CALCULO DE UTILIDADES  1. Por los días efectivamente laborados 2. Por las remuneraciones percibidas  Resultado Final  V. Avisos comunes y soluciones VI. Pruebas realizadas  VII. Conclusión VIII. Recomendaciones IX. Glosario                                                                                                                        X. Anexos  1. Portada  UTILIDADES    Versión: 1.0 • Fecha: 2025-06-25 • Autor: Área de TI  I. Introducción  El módulo de Registro de Utilidades en el ERP permite registrar y gestionar el cálculo, distribución y emisión de documentos de pago correspondientes a las utilidades que deben percibir los trabajadores, de acuerdo con la normativa laboral vigente. Esta funcionalidad automatiza el proceso contable y administrativo, asegurando precisión y cumplimiento legal.  II. Objetivo  Documentar el flujo de trabajo del módulo de utilidades, describiendo cada etapa del proceso: desde el cálculo del monto total distribuible, pasando por la asignación individual, hasta la generación del documento de pago para cada trabajador.  III. Proceso Funcional  1. Acceso al módulo  Ruta: ERP > Recursos Humanos > Utilidades Acceso habilitado solo para usuarios con rol administrador de sistema finanzas y RR.HH.  2. Flujo del proceso  Se presentan 2 casos en el proceso de utilidades:  Los documentos de utilidades son generados “Automáticamente” se generan “1 vez al año”: En el caso de trabajadores activos en el ERP , se genera las utilidades en estado borrador con la siguiente estructura:  -Estado “Borrador”  -Estado de empleado: “Activo”  -Estado de pago: “Por pagar”    En el cual el proceso es validar el documento en este caso el área de sistemas lo valida masivamente considerando el estado en “Pagado”, una vez que generan la TXT en nomina salarial y se paga desde el módulo de solicitud de pagos . El estado de las utilidades con la estructura indicada pasara a “Pagado” en lo cual se brinda apoyo masivamente pasando a validado a los demas documentos. En el caso de trabajadores inactivos en el ERP , se genera las utilidades en estado borrador con la siguiente estructura:  -Estado “Borrador”  -Estado de empleado: “Inactivo”  -Estado de pago: “Por pagar”  En este caso para proceder con el pago de las utilidades es necesario que el trabajador ingrese al siguiente link:  -https://capacitacion.shalom.com.pe/utilidades-cesados?new=1 En el cual deben de digitar su DNI:   Si encuentra un documento en utilidades con la estructura indicada, le permitirá avanzar y le figurará la siguiente estructura:  DNI : Documento de la persona  AÑO : Año de la utilidad en caso tenga pendiente de pago le va a figurar para seleccionar otro año  Compañía : En caso haya laborado en otra compañia tambien le figurara para seleccionar Documento: Adjuntar los documentos solicitados  Información : Información para el respectivo pago acompañado del número de teléfono del usuario. Una vez rellenado la información, toda la información rellenada figurara dentro del documento de utilidades:  Una vez rellenado el estado del documento pasará a validado y se repetirá el mismo proceso de pago ( ir a nómina salarial para generar la TXT y luego pagar por solicitud de pago)    IV. CALCULO DE UTILIDADES  ● Se toma de ejemplo la siguiente utilidad: El monto total de la utilidad se basa en la suma de los campos de participación del trabajador: 1. Por los días efectivamente laborados  Datos:  Días laborados por el trabajador: 31  Días laborados por todos los trabajadores: 408,172  Participación por día: 3.95  Participación del trabajador: 122.52  3.95 (participación por día) × 31 días = 122.45  El sistema redondea a 122.52. Posible diferencia mínima por decimales internos, pero el cálculo está bien.   2. Por las remuneraciones percibidas  Datos:  Remuneración total percibida: 1,419.58  Remuneración total de todos los trabajadores: 29,721,451.92  Participación por cada sol de remuneración: 0.05  Participación del trabajador: 77.02  Cálculo :  1,419.58 × 0.05 = 70.979 ≈ 77.02  Resultado Final  122.52 (por días) + 77.02 (por remuneración) = 199.54  El sistema muestra 199.53, redondeo ajustado.  En base al ejemplo anterior se calcula el total a percibir del empleado.  V. Avisos comunes y soluciones  Aviso de error Descripción Solución No se ha encontrado un pago de utilidades asociado a este DNI.  Por favor, verifique que el ingresado  correcto. número sea  Trabajador activo y no inactivo El uso del link de utilidades es  exclusivamente para personal inactivo.   No se ha encontrado un pago de utilidades asociado a este DNI.  Por favor, verifique que el ingresado correcto. número  El año del trabajador no coincide  El uso de link esta habilitado para el año de 2023,2024. No se ha encontrado un pago de utilidades asociado a este DNI. Por favor, verifique que el ingresado sea correcto.  número  Estado del documento El documento ya se encuentra en estado “pagado”. VI. Pruebas realizadas  Prueba 1 : Cálculo automático con datos completos y distribución correcta.  Prueba 2: Registro manual de informal al link de utilidades.  Prueba 3: Información mostrada del documento hacia el link de utilidades.  VII. Conclusión  El módulo de utilidades del ERP permite una gestión ordenada, segura y transparente del pago de utilidades a los colaboradores. Facilita el cumplimiento legal, reduce errores humanos y deja trazabilidad de cada acción ejecutada.  VIII. Recomendaciones  Validar los datos de RRHH antes de iniciar el pago de utilidades.  Usar el módulo únicamente después del cierre fiscal oficial.  Capacitar a los usuarios responsables de la operación.  IX. Glosario Término  Definición  Utilidades  Beneficio que recibe el trabajador como parte de las ganancias netas de la empresa.  Remuneración  Sueldo o salario base del trabajador.  Días laborados  Número de días trabajados en el año por el colaborador.  Ejercicio fiscal  Periodo contable que suele abarcar un año calendario.  Planilla  Relación oficial de pagos a trabajadores.  X. ANEXOS  - https://capacitacion.shalom.com.pe/utilidades-cesados?new=1   - https://capacitacion.shalom.com.pe/app/utilidades/view/list