Viáticos a Supervisores
1. Introduccion
21/02/2026 Versión 0.1
Queda prohibido cualquier tipo de explotación y, en particular, la reproducción, distribución, comunicación pública y/o transformación, total o parcial, por cualquier medio, de este documento sin el previo consentimiento expreso y por escrito a overskull.
2. Objetivo
2.1 Objetivo General
Definir y documentar las reglas del sistema, validaciones, automatizaciones y flujo del proceso de Viáticos a Supervisores, con la finalidad de:
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Estandarizar el registro, validación y cierre de viáticos.
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Garantizar el correcto control de los montos asignados y rendidos.
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Asegurar la correcta generación de la Solicitud de Pagos asociada al viático.
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Establecer responsabilidades claras por rol (Supervisor, Jefatura de Supervisión Nacional y Finanzas/Tesorería).
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Reducir errores operativos y asegurar la trazabilidad del proceso desde la creación del viático hasta su cierre.
2.2 Alcance
Incluye:
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Registro de viáticos para supervisores autorizados.
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Validaciones automáticas de montos, estados y restricciones de negocio.
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Automatización en la generación de la Solicitud de Pagos al validar el viático.
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Registro automático del supervisor como proveedor en caso no exista.
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Control de permisos para validación y cierre de viáticos según rol.
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Gestión de estados del viático: Pendiente, Validado y Cerrado.
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Bloqueo de edición del viático una vez que se encuentra cerrado.
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Registro de la información de la Solicitud de Pagos en el viático (número de serie, número de documento, fecha de emisión y tipo de documento).
No incluye:
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El proceso de pago bancario o desembolso del dinero al supervisor.
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La contabilización contable del pago en el módulo financiero.
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La aprobación presupuestal previa al registro del viático.
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La gestión de cuentas bancarias del supervisor (solo el registro básico como proveedor).
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Procesos de rendición de gastos o liquidación posterior de viáticos (si existiera otro módulo para ello).
3. Roles y Permisos
3.1 Principales
| Nombre | Leer | Crear | Editar | Eliminar |
| Asist. Supervicion Nacional 2 |
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| Supervisor Nacional |
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| Usuario Finanzas |
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| Administrador del Sistema |
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| Auditor |
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3.2 Especiales
| Nombre | Leer | Crear | Editar | Eliminar | Validar |
| 70464702 |
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| 45331497 |
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4. Reglas del Sistemas
4.1 Estado de Flujo
- Pendiente.
- Validado.
- Cerrado.
4.2 Permisos de Validación y Cierre
Validación de viáticos
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Solo el usuario 70464702 y 45331497.
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El sistema debe validar automáticamente la sucursal antes de permitir el cambio de estado a “Validado”.
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Cualquier otro usuario no autorizado no podrá cambiar el estado a “Validado”.
Cierre de viáticos
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Solo el "encargado del área de Finanzas" puede cambiar el estado del viático a “Cerrado”.
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Una vez que el viático se encuentra en estado “Cerrado”, no se permite su edición.
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Al cerrar el viático, se habilita la posibilidad de registrar un nuevo viático para el mismo supervisor.
4.3 Datos del Empleado
Al momento de registrar un viático, el sistema permite seleccionar únicamente empleados que correspondan a cargos de supervisión autorizados.
Puestos habilitados
En el campo de selección de empleado para el registro de viáticos, solo deben visualizarse empleados con alguno de los siguientes puestos:
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SUPERVISOR REGIONAL
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ADMINISTRADOR DE AGENCIA
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SUPERVISOR PROVINCIA
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SUPERVISOR LIMA
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ASISTENTE DE SUPERVISIÓN NACIONAL
Cuando se llene el campo Empleado, el sistema debe completar de forma automática los siguientes campos en el viático:
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Nombre Completo del empleado.
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Sucursal a la que pertenece el empleado.
4.4 Calculo del Monto Restante
📌 Reglas del cálculo:
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El campo “Monto restante” se calcula automáticamente como la resta entre el monto general y la suma de los montos de cada fila agregada.
4.5 Proveedor
Todo supervisor que reciba viáticos debe estar registrado en el sistema como Proveedor, ya que la generación de la Solicitud de Pago requiere un proveedor válido para poder procesar el pago.
Comportamiento del Sistema
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Al momento de validar un viático, el sistema verifica si el supervisor se encuentra registrado como proveedor.
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La validación se realiza mediante la comparación del documento de identidad del supervisor con el identificador tributario del proveedor.
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En caso el supervisor no exista como proveedor, el sistema procede a crear automáticamente el registro del proveedor con la información básica del supervisor.
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Los datos financieros del proveedor (Cuenta en Soles, Banco Soles y Tipo de Cuenta Soles) pueden ser actualizados posteriormente por el área de Control Interno o por el personal responsable designado.
4.6 Solicitud de Pagos
Reglas de generación de la Solicitud de Pagos:
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La Solicitud de Pagos se debe generar bajo el concepto “Viáticos a Supervisores”.
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El monto de la Solicitud de Pagos debe ser igual al Monto General registrado en el viático generado por el supervisor.
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La Solicitud de Pagos debe generarse en estado VALIDADO, ya que el viático fue previamente revisado y validado por el Jefe de Supervisión Nacional.
📌 Vinculación esperada:
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Desde el viático se debe poder acceder a la Solicitud de Pagos generada.
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Desde la Solicitud de Pagos se debe poder identificar el viático de origen.
4.7 Alertas (Restricciones)
No se permite el desglose de viáticos si el campo Monto General no cuenta con un valor superior a cero. En caso de intentar agregar un motivo sin este monto, el sistema emitirá una alerta y bloqueará la edición de la tabla hasta que se corrija el valor principal.
"Agregue un valor valido en monto general antes de agregar un detalle"
El sistema impide validar un viático si el monto general es igual a cero o negativo, ya que no se puede generar una Solicitud de Pago con un monto inválido.
"El monto general debe de ser mayor a 0."
El sistema verifica si el supervisor seleccionado ya tiene un viático en estado Pendiente o Validado. De ser así, bloquea el registro de un nuevo viático para evitar duplicidades.
"Este empleado tiene viáticos pendientes."
Estado Pendiente
Estado Validado
Al intentar cerrar un viático, el sistema valida que ningún detalle tenga un monto igual a cero. Todos los motivos deben tener un monto mayor a cero para ser cerrado por el área de finanzas.
“En el motivo [descripción] no puede ingresar un monto con 0.”
El sistema valida que la suma de los montos ingresados en el detalle de viáticos no supere el monto general asignado al viático. Si el total del detalle es mayor, se bloquea el guardado del documento.
"El monto no puede exceder al límite establecido en monto general"
5. Flujo
5.1 Estado: Pendiente
5.1.1 Crear un registro
Ingresamos al registro viáticos a supervisores
El supervisor desee agregar primero una fila antes de llenar el campo "Monto General"
Primero se debe agregar el monto en el campo "Monto General"
El supervisor genera su Viáticos a Supervisores, y como podemos apreciar dicho supervisor no puede validar para generar la solicitud de pagos.
5.1.2 Editar un registro
El supervisor responsable de su viático cuenta con acceso para editar su propio viático con el fin de:
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Agregar más filas de detalle.
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Corregir filas existentes.
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Ajustar el monto general (aumentar o disminuir), según corresponda.
📌 Reglas del cálculo:
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El campo “Monto restante” se calcula automáticamente como la resta entre el monto general y la suma de los montos de cada fila agregada.
Con esto se permite que el supervisor gestione el detalle de su viático sin afectar el control del flujo de aprobación y cierre.
5.1.3 Revisión del Viatico a Supervisores
El Jefe de Supervisión Nacional realiza la revisión del documento de viáticos generado por el supervisor.
Como parte de esta revisión, puede:
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Validar el documento, si la información es correcta. (Este flujo corresponde al punto 5.2.1 del proceso.)
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Dejarlo en estado Pendiente, para que el supervisor realice la corrección o edición correspondiente. (Este flujo corresponde al punto 5.1.2 del proceso.)
5.2 Estado: Validado
5.2.1 Validar el registro
En caso el Jefe de Supervisión Nacional actualice el estado del viático del supervisor a “Validado” y guarde el documento, el sistema debe ejecutar automáticamente las siguientes acciones:
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Actualizar el estado general del viático a VALIDADO.
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Generar de forma automática la Solicitud de Pagos correspondiente al viático del supervisor.
📝 Nota sobre el proveedor del supervisor:
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Para la correcta generación de la Solicitud de Pagos, el supervisor debe encontrarse registrado como Proveedor en el sistema. (Este flujo corresponde al punto 4.5 del proceso.)
5.2.2 Visualización de la Solicitud de Pagos
El viático de supervisores y la Solicitud de Pagos quedan vinculados entre sí, con el fin de que tanto el Jefe de Supervisión Nacional como el supervisor tengan visibilidad del registro que será utilizado por el área de Finanzas para realizar el pago.
- El viático de supervisores y la Solicitud de Pagos deben quedar enlazados entre sí, de acuerdo con la regla de generación de la Solicitud de Pagos y su vinculación. (Este flujo corresponde al punto 4.5 del proceso).
5.2.3 Revisión del Viatico a Supervisores
Supervisor:
Una vez generada la Solicitud de Pagos por la validación del viático del supervisor, el supervisor ya no podrá editar el estado general del viático.
Sin embargo, sí podrá editar la tabla de gastos (agregar o corregir filas) siempre que no exceda el Monto General definido en el viático.
Jefe de Supervisión Nacional:
Por su parte, la Jefa de Supervisión Nacional podrá editar el estado del viático, pero únicamente podrá visualizar y mantener el estado en VALIDADO, ya que el estado CERRADO será gestionado exclusivamente por el área de Finanzas.
Finanzas:
El Encargado del área de Finanzas es el único rol autorizado para cambiar el estado del viático a CERRADO.
5.3 Estado: Cerrado
Como se puede apreciar la encargada de agencia puede realizar el proceso de CERRADO del viatico dando por finalizado el flujo del proceso.
