Gestión Gastos 12/03/2026 Versión 0.2 1. Introducción 12/03/2026 Versión 0.2 Queda prohibido cualquier tipo de explotación y, en particular, la reproducción, distribución, comunicación pública y/o transformación, total o parcial, por cualquier medio, de este documento sin el previo consentimiento expreso y por escrito a overskull.  Ubicación del módulo https://syslima.shalomcontrol.com/monitoreo   https://syslima.shalomcontrol.com/choferes/cargprogramado https://syslima.shalomcontrol.com/financiero App choferes Ruta dentro del sistema Generales → Monitoreo Mantenimiento → Hoja de ruta Generales → Caja diaria Shalom cloud → App Shalom Choferes Play Store → App Shalom Choferes 2. Objetivo 2.2 Alcance El presente documento aplica a los usuarios que interactúan con el módulo Gestión de Gastos dentro del sistema empresarial, conforme a los roles configurados en el sistema y a los procesos operativos relacionados con el registro y control de gastos. Incluye Registro de gastos operativos dentro app y sistema empresarial Clasificación de gastos según tipo y motivo Vinculación de gastos con eventos operativos como demoras u otras incidencias Gestión de estados de los gastos registrados Control de permisos según rol para lectura, creación, edición y eliminación Seguimiento y control de los gastos asociados a operaciones de transporte No incluye Procesos contables posteriores relacionados con la liquidación financiera del gasto Configuración estructural de roles y permisos del sistema Integraciones externas con sistemas contables o financieros Procesos operativos fuera del registro y control de gastos dentro del sistema 3. Roles y permisos 3.1 Monitoreo Rol Leer Crear Editar Sistemas Transportes 3.2 Hoja de ruta Rol Leer Opción ojito Opción billete Sistemas Transportes SUPERVISORES FINANZAS COORDINADOR_DE_DISTRIBUCION_CO COORD_OPERACIONES Administrador ADM_TERMINAL ADM_ULTIMA_MILLA ESTIBA 3.3 App choferes DNI Leer Crear Editar Eliminar Usuarios con una cuenta 3.4 Caja diaria Rol Leer Crear Sustentar Eliminar Sistemas Transportes Finanzas Administrador SUPERVISORES ADM_TERMINAL ASIST_CUENTAS CORPORATIVO ADM_ULTIMA_MILLA ABASTECIMIENTO 4. Reglas de sistemas 4.1 Reglas de maestros Clasificación Tipo Gasto Motivo de demora de donde se crea No vinculadas Peaje - Viaticos - Vinculadas Grifo Demora por abastecimiento grifo Balanza Demora por pesaje Lavado Demora por lavado Mantenimiento Fallas mecanicas Balsa Demora por balsa Urea Demora por abastecimiento urea Parchado Parchado de llantas Unidad Conductor Demora por unidad-conductor 4.2 Reglas de permisos 4.2.1 No vinculadas Se crean en estado "Aprobado" No se pueden editar Se pueden eliminar 4.2.2 Vinculadas Se crean en estado "Pendiente" Se pueden editar solo en estado "Pendiente" No se pueden eliminar a excepción del tipo gasto "Mantenimiento" en estado "Pendiente" Si su demora vinculada se elimina desde el app, cambia a estado "Invalido" 4.3 Reglas de obligatoriedad Gasto Campo Alerta Peaje Viaticos Grifo Balanza Lavado Mantenimiento Balsa Urea Parchado Unidad Conductor Adjuntar foto del comprobante Peaje Grifo Balanza Lavado Mantenimiento Balsa Urea Parchado Unidad Conductor Serie Peaje Grifo Balanza Lavado Mantenimiento Balsa Urea → comprobante FA Parchado Unidad Conductor Proveedor Peaje Grifo Balanza Lavado Mantenimiento Balsa Urea Parchado Unidad Conductor N° Documento Peaje Viaticos Grifo Balanza Lavado Mantenimiento Balsa Urea Parchado Unidad Conductor Monto / Costo Grifo Galones Viaticos DNI Urea LT Urea Urea Terminal de abastecimiento 4.4 Reglas de valores por defecto Todos los gastos Fecha y hora actual Todos los gastos a excepción de viaticos Tipo de comprobante: FA Modo de pago: Contado DNI en gastos tipo "Viatico" 4.5 Reglas de automatización Además de los gastos con clasificación no vinculadas, se tiene gastos vinculadas que al cumplir ciertas caracteristicas se crean en estado aprobado de manera automatica Momento en que sucede: Cuando se esta editando por primera vez Casos: CASO 1 CASO 2 Tipo de Gasto: Urea Tipo de comprobante: VALE Tipo de Gasto: Grifo Tipo de comprobante: VALE RUC: 20607175811 - Corporación L & C Hnos. S.A.C 4.6 Reglas de visibilidad Campo RUC y selector Tipo gasto: Urea  Tipo comprobante: FA 4.7 Reglas de cálculos Gasto urea → Comprobante VALE --- movieron esto Campos involucrados: LT Urea Constaste = 2.5 → no visible al usuario Cálculo: LT Urea * Constante Gasto grifo Campos involucrados: Galones Monto Cálculo: Monto / Galones 4.8 Reglas de validación Campo Monto / Costo Debe ser mayor a 0 Campo Serie Debe contener 4 digitos 4.9 Reglas de transición Tipo de comprobante: VALE Cambia el switch a "Credito" 4.10 Reglas de editabilidad Campo Serie Tipo de comprobante: FA BV RH Campo Costo  Tipo gasto: Urea Tipo comprobante: FA ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Dicccionario Tipos de Comprobantes FA → Factura BV → Boleta RH → Recibo por honorarios VALE → Comrpobantes al credito RI → Recibos internos LQ → Liquidación TK → Ticket de depositos a bancos  TR → Transacciones de mutuo acuerdo 5. Flujo 5.0 Precondiciones Tener creado la programación:  https://shalom-documentation.shalomcontrol.com/books/transportes/chapter/programacion Tener regularizado los proveedores: https://shalom-documentation.shalomcontrol.com/books/transportes/chapter/gestion-proveedores   Tener conocimiento de demoras: https://shalom-documentation.shalomcontrol.com/books/transportes/chapter/gestion-demoras   Tener conociminento de las rutas madres: https://shalom-documentation.shalomcontrol.com/books/transportes/chapter/gestion-rutas-madres   5.1 Crear un registro 5.1.1 Gasto vinculado Crear demora   Ir a Opciones / Gasto Revisar gasto creado → en lista independiente del gasto (Estado: PENDIENTE)   5.1.2 Gasto no vinculado Ir a Opciones / Gasto Ingresar al gasto Llenar los campos Clic en "Registrar gasto"     Verificar el gasto → en lista general de gastos (Estado: APROBADO) 5.2 Editar un registro Deslizar a la izquierda el gasto Clic en "Editar" Llenar la información Clic en "Actualizar Gasto"   Revisar gasto editado → en lista independiente del gasto (Estado: PENDIENTE) 5.3 Cambiar estado a un registro Puede pasar a estado “Aprobado, Desaprobado, Invalido o volver a Pendiente” 5.3.1 Individual Identificar la demora Clic en "Estado gasto" Estado: APROBADO Elegir el estado "Aprobado" Clic en "Guardar" Verificar el cambio de estado  En empresarial En el app Estado: DESAPROBADO Elegir el estado "Desaprobado" Clic en "Guardar" Verificar el cambio de estado  En empresarial En el app Estado: PENDIENTE Elegir el estado "Pendiente" → esta funcionalidad se realiza más cuando quieres volver de aprobado o desaprobado Clic en "Guardar" Verificar el cambio de estado  En empresarial En el app Estado: INVALIDO Verificar que el gasto este en estado "Pendiente" Ir a la demora en el app Deslizar a la izquierda Clic en "Eliminar" Verificar el estado 5.3.2 Masivo Buscar las demoras vinculadas que se aprobara sus gastos Seleccionar las demoras que se cambiaran de estado a tu gasto Clic en "Estado gasto" Estado: APROBADO Elegir el estado "Aprobado" Clic en "Guardar" Verificar el cambio de estado  En empresarial En el app Estado: DESAPROBADO Elegir el estado "Desaprobado" Clic en "Guardar" Verificar el cambio de estado  En empresarial En el app Estado: PENDIENTE Elegir el estado "Pendiente" → esta funcionalidad se realiza más cuando quieres volver de aprobado o desaprobado Clic en "Guardar" Verificar el cambio de estado  En empresarial En el app 5.4 Verificar resumen 5.4.1 Ida Verificamos la lista de gastos que tenemos Clic en "Resumen gastos" → sale gastos solo de la ida Solo muestra gastos en estado "Aprobado" y diferentes a comprobante tipo "Vale"   5.4.2 Retorno Verificamos la lista de gastos que tenemos   Hacer clic en "Resumen" → sale gastos de la ida y retorno Solo muestra gastos en estado "Aprobado" y diferentes a comprobante tipo "Vale"   5.5 Cerrar caja  Para cerra caja se de finalizar todos los tramos de la ruta de retorno  Realizar proceso de finalización de ruta     Hacer clic en "Cierre de gatos" Solo muestra gastos en estado "Aprobado" y diferentes a comprobante tipo "Vale"   Verificar la caja ruta registrada Se registra al iniciar tu ruta → ida Hacer clic en "Aceptar" Ingresar contraseña(s) Clic en "Aceptar"   NOTA: Si se registra un gasto posterior a cerrar caja, debe volverse a reabrir y volver a cerrar 5.6 Sustentar Identificar la caja ruta Indica que se hizo el cierre desde el aplicativo Muestra el resumen de gastos Clic en "Sustentar" Verificar la lista de gastos Clic en "Devolver caja" Clic en "Aceptar" Clic en "Grabar" Verificar el ingreso de la devolución en tu agencia Clic en "Cerrar caja" Clic en "Aceptar" Verificar la caja ruta Verificar los egresos por item en la agencia caja 5.7 Verificar liquidación En el app Clic en "PDF Liquidación" Verificar liquidación En empresarial Buscar la programación Cli en el icono de "Dinero" Verificar liquidación 5.8 Visibilidad de gastos Buscar la programación Hacer clic en el icono "Ojo" Ver la lista de gastos