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REGISTRO DE PROVEEDORES

INDICE

  1. INTRODUCCIÓN
    1.1.
    1. Objetivo

      2. 1.2
    2. Alcance
      3. Alcance
      2
    .
  2. Roles y Permisos
    3.
  3. Reglas del Sistema

    4. 4.1.
  4. Creación de Proveedor
    1. Acceso al Módulo

      2. 4.2.
    2. Ingreso de Nuevo Proveedor

      3. 4.3.
    3. Validación del Registro del Proveedor
      5.
  5. Anexos

INTRODUCCIÓN

El presente documento tiene como finalidad detallar el proceso de registro de proveedores dentro del sistema ERP utilizado por la organización. Este procedimiento busca estandarizar y facilitar la incorporación de nuevos proveedores, garantizando la integridad, trazabilidad y disponibilidad de la información registrada.
Contar con proveedores correctamente registrados en el ERP es fundamental para el desarrollo eficiente de los procesos de compras, pagos y cumplimiento normativo, asegurando un flujo de trabajo ágil y ordenado entre las distintas áreas involucradas.

Objetivo

Brindar una guía clara y estructurada del paso a paso para registrar un proveedor en el ERP, asegurando que todos los usuarios involucrados en el proceso sigan los mismos criterios y procedimientos.

Alcance

En el módulo de COMPRAS => PROVEEDOR https://recursos-humanos-erp.shalom.com.pe/app/supplier 

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Roles y Permisos

En este módulo se definen los niveles de acceso y las acciones permitidas para cada tipo de usuario dentro del sistema ERP, en relación con el proceso de gestión de proveedores.
Los roles representan perfiles de usuario asignados según su función dentro de la organización, mientras que los permisos determinan las operaciones que pueden realizar dentro del sistema.

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Reglas del Sistema

  • Campos Obligatorios: Para registrar un proveedor en el sistema ERP, es imprescindible completar correctamente los siguientes campos, los cuales son considerados obligatorios para garantizar la validez y correcta integración del
    proveedor dentro del sistema.
    1. Nombre de Proveedor : Ingresar el nombre completo o razón social del proveedor.
    2. Ruc : Registrar el número de RUC correspondiente al proveedor.
    3. Tipo de Proveedor: Seleccionar si el proveedor corresponde a una persona jurídica (RUC 20) o una persona natural con negocio (RUC 10).
    4. Origen del proveedor: Indicar si el proveedor es nacional o internacional.
    5. Contacto: Ingresar el nombre del contacto titular. El sistema también permite agregar contactos adicionales si fuera necesario.
    6. Dirección: Registrar la dirección fiscal o principal del proveedor.
    7. Datos de cuenta: Es obligatorio ingresar los datos de la cuenta bancaria, ya sea en soles, dólares o en ambas monedas, según corresponda.
    8. Datos de cuenta Detracciones: En caso se requiera realizar pagos por detracciones, se debe ingresar el número de cuenta autorizado para tal fin.

Creación de Proveedor

Acceso al Módulo

Ingreso de Nuevo Proveedor 

Accedemos al módulo Proveedor, donde se nos mostrará la vista en forma de lista con los proveedores ya registrados en el sistema. Para registrar un nuevo proveedor,
nos dirigimos al botón azul "Agregar Proveedor", ubicado en la parte superior de la pantalla.

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A continuación, el sistema nos dirigirá al formulario de registro, el cual debe ser completado con la información correspondiente al nuevo proveedor que se desea incorporar al sistema.

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Comenzamos a completar la información de la primera sección del formulario, ingresando el nombre del proveedor y su número de RUC. Podemos utilizar el botón de búsqueda.

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El cual realiza una consulta directa a la SUNAT para validar el RUC ingresado.

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Si el RUC es válido, el sistema completará automáticamente la dirección fiscal de la empresa registrada.

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Si deslizamos hacia abajo dentro del formulario, encontraremos la sección “Datos de cuenta en soles” y “Datos de cuenta en dólares”. En este caso, nuestro proveedor cuenta únicamente con una cuenta en soles, por lo que se completará solo esa
información.
En caso un próximo proveedor cuente con ambas cuentas (en soles y en dólares), el sistema permite registrar una o ambas, según corresponda.

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En la sección “Datos de cuenta para detracciones”, ingresamos el número de cuenta y el nombre del banco correspondiente. Esta información es obligatoria solo si se gestionan pagos por detracciones al proveedor.
En caso el proveedor no esté sujeto a detracciones, esta sección puede dejarse vacía sin afectar el registro.

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Finalizamos el registro pulsando el botón guardar.

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Una vez completado el formulario y guardada la información, el sistema confirmará que los datos fueron registrados correctamente y que el proveedor se encuentra habilitado.

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Validación del Registro del Proveedor

Nos dirigimos al apartado “Solicitud de Pagos” y seleccionamos el botón “Agregar Solicitud de Pago” para iniciar el registro de una nueva solicitud en el sistema

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En el campo “Proveedor”, se mostrará una lista desplegable con todos los proveedores registrados en el sistema. Podemos buscar al proveedor directamente desde la lista o ingresar manualmente el nombre del nuevo proveedor para seleccionarlo más
rápidamente.

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Podemos visualizar que el proveedor ha sido registrado correctamente y ya se encuentra disponible en la lista de proveedores del sistema, lo que nos permitirá crear una solicitud de pago de manera inmediata si así se requiere.

image.png5.

Anexos

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