4. Reglas del Sistema

4.1 Reglas en el ERP

Para que el proceso de validación funcione correctamente, el sistema opera bajo las siguientes reglas de configuración:

4.1.1 Asignación por Responsable

• Segmentación por Concepto: Cada validador en el ERP tiene asignado uno o varios conceptos específicos

• Visibilidad Restringida: El responsable solo podrá visualizar y gestionar solicitudes cuyos conceptos coincidan con los que tiene habilitados en el modulo "Validación de Pagos Gerencia".

4.1.2 Filtro por Umbral de Monto

• Parámetro de Visualización: El campo "Monto" en el registro del ERP actúa como un filtro de jerarquía.

• Regla de Visualización: El responsable solo podrá ver en la App Familia aquellas solicitudes de pago que sean iguales o superiores al monto configurado en su registro.

  • Ejemplo: Si el registro tiene un monto de 1,000.00, el usuario solo gestionará solicitudes de 1,000.00 a más.

• Propósito: Esta regla permite que el sistema distribuya las solicitudes según el nivel de autorización requerido para cada rango de gasto.

4.1.3 Integración de Datos

• Validación de Identidad: El sistema vincula automáticamente el código de empleado (ej. HR-EMP-00443) con su número de documento y correo institucional para evitar errores de digitación.

• Trazabilidad: Cualquier edición en los campos de validación queda registrada con el nombre del sistema o usuario que realizó el cambio (ej. "Giancarlo Sistemas").

4.2 Reglas en el App Familia

El acceso y las acciones dentro de la aplicación móvil están directamente vinculados a la asignación previa realizada en el ERP.

4.2.1 Acceso y Visibilidad

• Restricción de Menú: La opción "Solicitud de Pago" dentro del menú de Solicitudes solo será visible para los usuarios que hayan sido asignados como responsables en el módulo correspondiente del ERP.

• Filtro de Conceptos: Al ingresar, el usuario tendrá un campo de selección que mostrará uno o más conceptos de pago. Solo aparecerán aquellos conceptos que le fueron vinculados en su registro del ERP.

4.2.2 Gestión de Estados

El usuario podrá navegar entre tres pestañas principales para realizar el seguimiento:

1. Pendientes: Muestra todas las solicitudes que aún no han sido procesadas.
   1. Solo serán visibles aquellas cuyo monto sea igual o superior al umbral configurado para el responsable.
2. Validados: Historial de solicitudes que ya recibieron el visto bueno.
3. Rechazados: Listado de solicitudes que no procedieron.

4.2.3 Acciones de Validación (Aprobar/Rechazar)

Desde la pestaña de Pendientes, el responsable tiene la facultad de decidir sobre la solicitud:

• Aprobar: Al validar la solicitud en la App, el estado cambia automáticamente a "Validado".

• Rechazar: Si se encuentra alguna inconsistencia, el responsable marca la solicitud como "Rechazada".

4.2.4 Avisos de confirmación para acciones importantes

El sistema cuenta con una capa de seguridad para evitar errores operativos durante el proceso de gestión de pagos. Antes de que cualquier cambio de estado sea definitivo, la App Familia desplegará una ventana emergente de confirmación.

Al interactuar con una solicitud en estado Pendiente, el responsable visualizará el detalle completo (Monto, Fecha, Proveedor y Concepto) y deberá elegir una acción:

1. Aprobación: Al presionar el botón de aprobar, aparecerá el mensaje: “¿Deseas aprobar la solicitud de pago?”. Al seleccionar Aceptar, el estado cambia a Validado tanto en el móvil como en el ERP.

2. Rechazo: Si la información no es correcta, al intentar rechazar aparecerá el mensaje: “¿Deseas rechazar la solicitud de pago?”. Esta acción moverá la solicitud a la pestaña de Rechazados, notificando la actualización al sistema central.

Nota de Seguridad: Estos avisos son obligatorios y no pueden desactivarse, garantizando que el responsable valide conscientemente los datos críticos del pago antes de procesarlos.

4.2.5 Sincronización en Tiempo Real

• Actualización Bidireccional: Cualquier cambio de estado realizado en la App Familia (Aprobar/Rechazar) se actualiza de forma inmediata en el ERP de Gerencia.

• Del mismo modo, si se realiza una acción directamente en el ERP, el colaborador podrá ver la actualización de su solicitud en la App al instante.